Podrozvahové účty jsou účty, které spolu se syntetickými (popř. účtovými skupinami) a analytickými účty slouží k posouzení ekonomické situace účetní jednotky. Požadavky na podrozvahovou evidenci pro podnikatele uvádí zejména České účetní standardy pro podnikatele (dále jen ČÚS). Podrozvahové účty jsou ve směrné účtové osnově pro podnikatele vedeny v účtové třídě 7, konkrétně v účtových skupinách 75 až 79. Účetní zápisy týkající se podrozvahy jsou vedeny v knihách podrozvahových účtů.
Na podrozvahových účtech se účtuje souvztažně s evidenčním účtem (bod č.2.3.3. ČÚS č.001). Ten představuje jakýsi technický účet, který je zřizován, aby byla dodržena zásada podvojnosti. Jelikož podrozvahové účty zachycují „podrozvahový“ majetek a závazky, konečný zůstatek na tomto evidenčním účtu, jehož označení si volí účetní jednotka sama, bude rozdíl mezi nimi.
I pro podrozvahové účty platí, že:
- jejich označení a uspořádání by mělo být součástí účtového rozvrhu účetní jednotky
- počáteční zůstatky účtů musí navazovat na konečné zůstatky předchozího období (odst.4 § 19 ZoÚ)
- ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků platí i pro ně (odst.12 § 30 ZoÚ)
Na podrozvahových účtech se sledují důležité skutečnosti, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace a ekonomických zdrojů účetní jednotky. Jedná se především o využívání cizího majetku, ke kterému účetní jednotka nemá vlastnické právo, evidence práv, o kterých se neúčtuje, nebo materiálu, jehož pořízení, uchování, udržování a sledování vyplývá z obecně platných právních předpisů. (bod 2.3.1. v ČÚS č.001)
Dle bodu č.2.3.2. ČÚS č.001 jde zejména o:
- přijatá depozita a hypotéky
- najatý a propachtovaný majetek
- majetek přijatý do úschovy
- zásoby přijaté ke zpracování
- směnky k inkasu použité k úhradě do doby jejich splatnosti
- přísně zúčtovatelné tiskopisy
- pohledávky a závazky ze smluvních pokut a úroků z prodlení (účtované do 31.12.2000)
- odepsané pohledávky (i jen částečně odepsané)
- poskytnutá zástavní a věcná práva a převedená a poskytnutá zajištění, pokud se o nich neúčtuje podle ČÚS č. 013 Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek na příslušných účtech účtové třídy 0
- přijatá zástavní práva a přijatá zajištění
- pohledávky a závazky z leasingu
- pohledávky a závazky z pevných termínových operací a opcí (bod č.2.3.2. ČÚS č.001)
V samostatných ČÚS řešících účtování jednotlivých složek majetku a závazků jsou navíc tyto požadavky na vytváření podrozvahových účtů:
- přijatá úhrada odepsané pohledávky (bod č.4.4.3. ČÚS č.005)
- směnky použité jakožto zajišťovací nástroje (bod č.2.1.3. ČÚS č.008)
- ručení pozdějším majitelům směnky, které vzniklo z titulu indosamentu směnky, s výjimkou eskontu, a to od okamžiku převodu do dne vyinkasování směnky (bod č.2.1.4. ČÚS č.008)
- u dlouhodobého majetku položky uvedené v ČÚS č.001 (výše), plus navíc evidence majetku a technického zhodnocení při dotaci ve výši 100% a poskytnuté záruky a jiné obdobné závazky (bod č.6.7. ČÚS č.013)
- cenné papíry a podíly, jejichž ocenění je nulové (např. nabyté protihodnotou za nepeněžitý vklad, kdy závazky převýší cenu vkladu, jejich hodnota je tedy záporná, mají tak nulové ocenění a nejsou na rozvaze evidovány) (body č.3.2. a 5.6. ČÚS č.014)
- zásoby předané účetní jednotce ke zpracování nebo skladování, vypůjčené a omylem došlé – nutno uvést druh zásob a jejich ocenění (bod č.5.6. ČÚS č.015)
- odepsané dluhy po dobu 3 let od účinnosti usnesení soudu o potvrzení vyrovnání (bod č.2.2.2. ČÚS č.021) a nuceného vyrovnání (bod č.3.2.2. ČÚS č.021)