Účetní knihy

Účetní knihy jsou účetní záznamy, v kterých se zapisují účetní případy (tj. účetní transakce).

V Zákoně o účetnictví je výslovně uvedeno, že se účetní zápisy nesmí provádět mimo účetní knihy. (odst. 3 § 12 ZoÚ)

Účetními knihami jsou:

• deník/y - účetní zápisy jsou zde uspořádány z časového hlediska (chronologicky)
• hlavní kniha - účetní zápisy jsou zde uspořádány z věcného hlediska (podle účtů)
• knihy analytických účtů, které podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy
• knihy podrozvahových účtů (odst.1 § 13 ZoÚ)

Pozn. pro začátečníky: Při běžném zpracování v počítačových programech jsou účetní knihy „jen“ určitým způsobem zobrazení dat. Jednotlivé účetní případy se (obvykle) zapisují jako transakce jen jednou a v patřičných knihách se /při správném nastavení programu/ zobrazí.

Vazbu mezi deníkem a hlavní knihou lze zobrazit následovně:

Kniha analytických účtů by podrobněji rozváděla účty v hlavní knize, pro účet 518 například takto:

Pozn.: Pokud by podnik účty vedl do této úrovně, zobrazily by se i účty v deníku v tomto detailnějším 6ti místném rozlišení.

Účetní knihy se uzavírají po provedení inventarizace, zaúčtování všech účetních případů včetně daně z příjmu a závěrkových operací, sestavení účetních výkazů a jejich podepsání odpovědnými osobami.

A do kdy může účetní jednotka provádět účetní zápisy v účetních knihách?

• běžné zápisy do sestavení účetní závěrky
• nicméně v případě, kdy obsah položek účetní závěrky neodpovídá skutečnému stavu, je možné účetní knihy znovu otevřít, provést opravu a sestavit účetní závěrku novou – to ale jen do okamžiku schválení účetní závěrky statutárním orgánem, nejpozději do konce následujícího účetního období (odst.7 § 17 ZoÚ)
• po schválení účetní závěrky není možné žádné účetní zápisy přidávat. Zde ale platí výjimka pro přeměny společností (odst.7 § 17 ZoÚ)

Konkrétní postup (účtování) otevírání a uzavírání účetních knih řeší ČÚS č. 002. Více o účtování při uzavření účetních knih zde.

Účetní jednotky podle odst. 1-2 § 17 ZoÚ otevírají a uzavírají účetní knihy k těmto dnům:

V odst. 3-6 § 17 ZoÚ je dále řešeno otevírání či uzavírání účetních knih v případě přeměn.  

Účetní knihy se uschovávají (tj. archivují) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. (odst.2b § 31 ZoÚ)