Účetní záznam

Účetní záznam představuje záznam, kterým účetní jednotka zaznamenává veškeré skutečnosti týkající se vedení účetnictví. Účetnictví je právě vedeno jako soustava účetních záznamů. (odst.10 § 4 ZoÚ)

Účetním záznamem jsou např. účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, vnitropodnikové směrnice, účetní závěrka a výroční zpráva.

Účetní záznam má:

• obsah - informace obsažená v účetním záznamu
• formu - způsob zaznamenání této informace (odst.1 § 33 ZoÚ). Ta může být:
  • listinná – provedená na analogovém nosiči rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný (odst.2a § 33 ZoÚ) – tj. písemná forma
  • technická - provedená elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný (odst.2b § 33 ZoÚ) – např. tedy CD či jiné disky
  • smíšená – kombinace výše uvedených forem (odst.2c § 33 ZoÚ)

Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy (více v odst.3 § 33 ZoÚ). Na všechny formy účetního záznamu se pohlíží stejně. (odst.6 § 33 ZoÚ)

Účetní záznamy musí být:

• průkazné (jedna z podmínek průkaznosti účetnictví)(odst.4 § 8 ZoÚ)
• úplné, správné a srozumitelné (odst.2 § 35 ZoÚ)
• přehledně uspořádané (odst.3 § 8 ZoÚ)
• čitelné - jinak je na ně pohlíženo tak, jako by nebyly (odst. 5 § 35 ZoÚ) – pokud jsou nečitelné, musí účetní jednotka být schopna zabezpečit, aby byly do čitelné formy převedeny

Účetní záznamy mohou být:

• jednotlivé - např. účetní zápis o úbytku materiálu
• souhrnné dle odst.11 § 4 ZoÚ – obsahuje více účetních případů nebo záznamů, např. inventurní soupis, účetní knihy, účetní závěrka

Účetní záznam musí být průkazný, což je tehdy, je-li:

• jeho obsah prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou prokazuje (odst.1-2 § 33a ZoÚ) (jde-li to prokázat) A
• je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, NEBO jde o interní účetní záznam, k němuž je připojen podpisový záznam oprávněné a odpovědné osoby  (odst.1 § 33a ZoÚ)

Příklad: Účetní závěrka je sestavena na základě dat z hlavní knihy, ve které se účtuje na základě průkazných účetních dokladů.

Účetním záznamem je i podpisový záznam – více v odst. 3-10 § 33a ZoÚ.

O opravách účetních záznamů pojednává § 35 ZoÚ.

Účetní jednotka je zodpovědná za ochranu svých účetních záznamů.

Účetní záznamy odcizené/ztracené/poškozené jsou považovány za neprůkazné a musí být provedena taková opatření, která vedou k obnovení jejich průkaznosti. (odst. 6 § 35 ZoÚ)

Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace ale musí splňovat požadavky stanovené ZoÚ. (odst.2 § 32 ZoÚ)

Účetní záznamy musí být podle § 31 ZoÚ po určitou dobu uschovávány (tj. archivovány). Délka úschovy záleží na typu záznamu.